葬儀屋さんの情報を管理する方法についてのお話しです。
(少しだけPC関係の知識を必要とします)

先日の記事(葬儀屋さんのセブンイレブンの使い方
「自分の営業エリアは東京都下なんですが、
基本的に依頼を受ければどこにでも行きます。
例えば、神奈川・埼玉・千葉など。」
と書きました。

そんなとき困るのが式場の情報です。

地方の方は想像できないかもしれませんが
東京は貸し式場が多く、
まだ自分が使ったことのない式場がたくさんあります。
また普段行かない遠方の営業エリアに行った場合も、
使ったことのない式場がたくさんあります。

最近はやっとネット上にホームページを開設する式場も増えてきましたが
葬儀屋さんが必要とする情報(式場の間口・設置できるテントのマキシマムな広さ・アウトソーシングしなければいけない料理屋さんの指定etc)は
アップされていません。
式場に電話して聞けばよいとお考えかもしれませんが、
事前相談や打合せが深夜に行われる場合は、電話が通じませんし
さらに公営式場の場合は電話をしても間違ったことを教えられる場合がある(^_^;)
(参照ページ:公営式場・火葬場の問題点はどこか?

これらの問題を克服するのに有効なのは
その式場を過去に使ったことがある同僚の体験情報
です。

それらの集合知をいかにまとめるか
が問題でした。

実際だれがどこの式場をやった経験があるか分からないし
わかっていても、その情報が、その人の頭の中か、ロッカーのノートの中に、あっては、いざというとき引き出せません。

ではデータにまとめよう
ということになりますが、
挑戦して失敗した葬儀屋さんも多いのではないでしょうか。

なぜなら葬儀屋さんは
忙しくて、疲れている人種(^_^;)
データの作成はめんどくさくて「継続」できないのです。

実は過去私も失敗したのですが、
最近やっと成功したのでその方法を述べたいと思います。

まず用意するのは
社内LAN

2PC

3富士通 SCANSNAP S1500(ビジネス用スキャナー)



4アドビ アクロバット(無償配布のアクロバットリーダーではないことに注意。上記の富士通 SCANSNAP S1500を買えば付いてきます)


グーグルデスクトップ検索

以上です。

次に手順。

手順1
富士通 SCANSNAP S1500の文字認識機能をONにして
手元の式場のパンフレットをPDF形式でバンバン読み込んで
PC内の特定のフォルダに保存する。
(これで印刷物上の文字が検索可能になる)

パンフレットがなくサイトしかない場合は
サイトの画面をアクロバットでPDF化する。

サイトすらない場合はとりあえず、住所を入力したGoogleマップの画面を
PDF化して式場名をファイル名にして保存する。

手順2
アクロバットのノート注釈機能を使い、
PDFに画面に、「営業情報」を書きこんでもらう。

データ作成は以上

次に情報を引き出したいとき。

通常エリアごとに検索すると思うので
グーグルデスクトップで「地名」を入力。
(ビスタ以降ならOSの検索機能を使うのも可)
出てきたデータをクリック、印刷。

以上。

例えばもし宿泊の情報も引き出したければ「地名 宿泊」で検索です。

簡単でしょ。(^_^)
というか簡単でなければ、絶対に成功しないです。
なぜなら先程述べたように
めんどくさいと誰もやらないから

この作業のキモは
手順2
の負担をいかに減らして、スタッフの協力を取り付けるか、です。

そこで私がスタッフに指示したのは
「ちゃんとやるな!」

情報が読める形で入ってればそれでいい。
最低限の基本フォーマットルールは決めましたけど、順番はデタラメでもいい。
几帳面なスタッフが10分以上かけて打ち込んでいたら注意する。
「もっと適当にやれ」

野口悠紀雄氏の「超整理法」が画期的だったのは
資料のカテゴリー分けなんて、手間がかかって挫折するのだから、
時系列順に投げ込んでしまえ
という考え方でした。


以上のことを行っても、やっぱり半分くらいの人は手順2に最初非協力的。
(キャリアがそこそこあって個人的にある程度情報を持っているスタッフに多い)

それでも心あるスタッフが有用な情報を書きこみ続けているうちに、
非協力者の彼らが一度でも情報を引き出す立場になると、
次回から提供する立場に立ちます。
スタートダッシュである程度軌道に乗せる(データのボリュームを作る)のがポイントです。

アクロバットが使えるのが基本条件ですが
いまの20代30代のスタッフは問題ないでしょう。

ご参考までに。


<2009年10月11日>記載